Nadawcy otrzymują zamówienie, przygotowują je do wysyłki i przesyłają dane do GLS za pośrednictwem odpowiedniego systemu wysyłkowego, dodatkowo podając adres e-mail Odbiorcy. W ten sposób aktywowane są elastyczne opcje doręczenia dla danej przesyłki. GLS informuje Odbiorców za pomocą wiadomości e-mail o nadchodzącej przesyłce oraz o standardowym czasie jej dostawy.
W większości przypadków Odbiorcy są też powiadamiani o przewidywanych ramach czasowych wizyty kuriera. Dzięki temu mają oni większe możliwości aby ocenić, czy będą mogli odebrać paczkę osobiście.
Wiadomość e-mail zawiera linki do mobilnej aplikacji GLS lub strony GLS – miejsc, w których widoczne są wszystkie opcje dostawy dostępne dla danej przesyłki. System automatycznie „rozpoznaje” paczkę i identyfikuje odpowiedniego Adresata. Wyboru najlepszej opcji można dokonać bez konieczności rejestracji lub logowania do portalu.
Treść wiadomości podawana jest w języku kraju, do którego adresowana jest paczka.