Privacybeleid GLS Netherlands

I. Identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en de functionaris voor gegevensbescherming/country manager voor gegevensbescherming

De volgende informatie is van toepassing op GLS Netherlands, verantwoordelijk voor de verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens binnen GLS Netherlands (verwerkingsverantwoordelijke):

General Logistics Systems Netherlands B.V.
Proostwetering 40
3543 AG UTRECHT

(hierna "GLS Netherlands")

U kunt contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (hierna “Data Protection Officer”) via het e-mailadres dataprotection@gls-netherlands.com . Wilt u contact met ons opnemen via onversleutelde e-mail, dan wijzen wij u erop dat we de vertrouwelijkheid van de verstuurde informatie niet kunnen garanderen. Onversleutelde e-mails kunnen mogelijk door onbevoegde derden worden gelezen.

U kunt ook contact opnemen met GLS door een brief te sturen naar Data Protection Officer van GLS Netherlands.

GLS Netherlands B.V.
T.a.v. Data Protection Officer
Postbus 9250
3506 GG UTRECHT

Wees u ervan bewust dat wij u om een legitimatiebewijs kunnen vragen om uw informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang.

II. Algemene informatie

1. Persoonsgegevens
Persoonsgegevens omvatten informatie over persoonlijke of feitelijke omstandigheden van een specifiek of achterhaalbaar individu. Hieronder valt bijvoorbeeld informatie zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.

Informatie die niet aan een specifiek of achterhaalbaar individu kan worden gekoppeld, zoals statistische gegevens, wordt niet beschouwd als persoonsgegevens.

2. Toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming
Voor alle GLS-entiteiten in EU-landen gelden de regels van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG/GDPR) en andere relevante nationale wetgeving inzake gegevensbescherming.

GLS Netherlands levert transportdiensten aan het grote publiek of draagt bij aan de levering van dergelijke diensten en is verplicht zich te houden aan de toepasselijke wetgeving.

Alle werknemers van GLS Netherlands verklaren zich te houden aan de verplichtingen omtrent gegevensbescherming.

3. Informatiebeveiliging
Door middel van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen stellen GLS-bedrijven alles in het werk om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of misbruik. Persoonsgegevens worden alleen verwerkt in systemen die beschermd worden door passende beveiligingsmaatregelen in overeenstemming met het IT-beveiligingsbeleid van GLS. In verband met technologische vooruitgang past GLS de beveiligings- en gegevensbeschermingsmaatregelen waar nodig aan.

III. Verzendings- en ontvangersgegevens

1. Gegevenscategorieën, doelen van het verwerken van persoonsgegevens en wettelijke grondslag
Om pakketdiensten uit te voeren en zo het contract met haar klanten (de verzenders) na te komen [Op grond van artikel 6, lid 1, onder b), van de AVG], waaronder in het bijzonder bezorging van het pakket, betaling van diensten, claimafhandeling en klachtenafhandeling, heeft GLS Netherlands verzendersgegevens (adresgegevens en andere contactgegevens, betalingsinformatie en andere relevante contractuele gegevens in overeenstemming met de door de verzender bestelde diensten, alsmede ontvangersgegevens (naam, adres, postcode, woonplaats, land, eventueel telefoonnummer en e-mailadres) nodig.

Ontvangersgegevens die aan GLS-bedrijven zijn overgedragen, overdrachtsgegevens (scans van de pakketten op verschillende locaties) en ontvangstbewijzen kunnen door verschillende GLS vestigingen worden verwerkt en geregistreerd. GLS gebruikt persoonlijke verzendings- en ontvangersgegevens enkel voor het nakomen van haar contractuele verplichtingen en kwaliteitsdoeleinden. Verder gebruik is niet toegestaan.

In sommige gevallen kunnen we gegevens verwerken op basis van toestemming [Op grond van artikel 7 van de AVG] of vanwege ons gerechtvaardigde belang [Op grond van artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG] (met name met betrekking tot: solvabiliteitscontroles, compliance- en sanctiecontroles).

2. Verantwoordelijkheid
Naleving van de toepasselijke wettelijke voorschriften inzake gegevensbescherming is een oorspronkelijke taak van ieder GLS-bedrijf. De overdracht van gegevens door een verzender aan een GLS-bedrijf is geen gegevensverwerking namens anderen.

Voor sommige aanvullende diensten die door GLS Netherlands worden uitgevoerd, is het e-mailadres of telefoonnummer van de ontvanger nodig om hem/haar te informeren over de status van de pakketbezorging. GLS-bedrijven ontvangen het telefoonnummer en/of e-mailadres uit de hand van de verzender die de aanvullende diensten heeft besteld. De verzender is ook verantwoordelijk voor de correcte verzameling van deze gegevens en met name voor de toestemming van de ontvanger voor de overdracht van zijn/haar e-mailadres en/of telefoonnummer aan GLS.

Als u vragen hebt over deze procedure, kunt u contact opnemen met uw contractuele partner (de verzender). U kunt ook een intrekking van toestemming doorgeven aan GLS Netherlands. Gebruik in dat geval de contactgegevens van de Data Protection Officer van GLS Netherlands. Wilt u contact met ons opnemen via onversleutelde e-mail, dan wijzen wij u erop dat we de vertrouwelijkheid van de verstuurde informatie niet kunnen garanderen. Onversleutelde e-mails kunnen mogelijk door onbevoegde derden worden gelezen.

U kunt ook contact opnemen met GLS door een brief te sturen naar de Data Protection Officer van GLS Netherlands.

3. Gegevensdeling en ontvangers
Doorgaans hebben alleen de verzender en ontvanger van een pakket recht op informatie over het pakket. GLS verschaft pakketinformatie enkel op basis van wettelijke voorschriften aan derden (bijv. overheidsinstanties).

GLS-bedrijven verkopen of verhuren persoonsgegevens niet aan derden. Er zijn echter omstandigheden waaronder GLS uw persoonsgegevens kan delen zonder u daarvan op de hoogte te stellen. De volgende partijen kunnen uw gegevens ontvangen:

• GLS-filialen en -contractanten in andere EU-landen of buiten de EU, in verband met pakketbezorging van de verzender naar de ontvanger [Op grond van artikel 49, lid 1, onder b) respectievelijk c), van de AVG].
• Gelieerde of niet-gelieerde derden die onder contract staan om diensten uit te voeren voor of namens GLS (verwerkers), met name leveranciers van IT-diensten. GLS Netherlands heeft met deze derden passende contracten voor gegevensbescherming afgesloten.
• Andere personen of organisaties, zoals toegestaan onder de toepasselijke wetten en regelgeving.
• (Personeel van) wetshandhavingsinstanties, in verband met het voldoen aan vereisten voor nationale veiligheid of als onderdeel van een juridisch proces ter bescherming van ons eigendom of ten behoeve van onderzoek met betrekking tot een schending van de regels en het beleid van GLS, ongeoorloofde toegang tot of gebruik van GLS-apparatuur, of enige andere illegale activiteit.

4. Bewaring en verwijdering
GLS Netherlands verwerkt gegevens zo lang als nodig is voor de doeleinden waarvoor we deze gebruiken. Hoe lang wij de gegevens bewaren, bepalen we aan de hand van de volgende vereisten.

• Operationele vereisten: bijvoorbeeld hoe lang GLS Netherlands de informatie nodig heeft om diensten te kunnen leveren.
• Wettelijke vereisten: bijvoorbeeld wanneer GLS Netherlands dossiers gedurende een bepaalde tijd moet bewaren om aan de wet te voldoen.

Gearchiveerde gegevens worden geregistreerd op opslagmedia waartoe enkel bevoegd personeel toegang heeft. Na afloop van de wettelijke bewaartermijn worden de gegevens verwijderd. Als wij de gegevens hebben verwijderd, kunnen wij om technische redenen niet alle kopieën van de gegevens onmiddellijk uit onze systemen en back-upsystemen verwijderen.

IV. Rechten van betrokkenen, intrekking van toestemming, uitoefening van uw rechten, klachten bij de autoriteit voor gegevensbescherming

1. Rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben de volgende rechten:

• Recht op inzage (artikel 15 van de AVG)
• Recht op rectificatie en aanvulling (artikel 16 van de AVG)
• Recht op vergetelheid (artikel 17 van de AVG)
• Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 van de AVG)
• Recht op dataportabiliteit (artikel 20 van de AVG)
• Recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking (artikel 21 van de AVG)

mits aan de noodzakelijke wettelijke vereisten is voldaan.

2. Intrekking van toestemming
Indien uw toestemming is gevraagd voor het verwerken van uw persoonsgegevens, heeft u op ieder moment in de toekomst het recht om die toestemming in te trekken zonder dat dit invloed heeft op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming voordat deze werd ingetrokken.

3. Uitoefening van uw rechten
Indien u uw rechten als betrokkene wilt uitoefenen of expliciet gegeven toestemming wilt intrekken, kunt u een bericht sturen naar de Data Protection Officer van GLS Netherlands waarin u uitlegt welk recht u wilt uitoefenen, zodat GLS Netherlands de noodzakelijke vervolgstappen kan nemen om uw rechten te respecteren.

Wilt u contact met ons opnemen via onversleutelde e-mail, dan wijzen wij u erop dat we de vertrouwelijkheid van de verstuurde informatie niet kunnen garanderen. Onversleutelde e-mails kunnen mogelijk door onbevoegde derden worden gelezen. U kunt ook contact opnemen met GLS door een brief te sturen naar de Data Protection Officer van GLS Netherlands.

Wees u ervan bewust dat we u om een legitimatiebewijs kunnen vragen teneinde uw informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang.

4. Het recht om een klacht in te dienen
U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de autoriteit voor gegevensbescherming van uw land wanneer u van mening bent dat uw rechten zijn geschonden ( https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl ).

V. Actualisering van deze gegevensbeschermingsinformatie

GLS Netherlands kan deze informatie van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie treft u op deze pagina aan.

Deze informatie is voor het laatst bijgewerkt op 19 november 2021.